1. Cel i zakres
ELMAX oczekuje, że nasi dostawcy będą prowadzić działalność w sposób legalny, uczciwy i z poszanowaniem praw człowieka, bezpieczeństwa pracy oraz środowiska. Polityka określa minimalne standardy, które muszą być spełnione w całym łańcuchu dostaw.
Nasze wymagania opieramy o powszechnie stosowane standardy etycznego handlu i audytowalne wymagania w obszarach pracy, BHP, środowiska i etyki biznesu. Opracowana polityka etycznej produkcji i handlu z firmą ELMAX ma na celu przestawienie zasad jakimi się kierujemy oraz wymagań wobec dostawców i producentów.
2. Wymóg zgodności z prawem i standardem wyższym
Dostawca musi przestrzegać:
- prawa lokalnego i międzynarodowego mającego zastosowanie do działalności,
- wymagań klientów końcowych, jeśli dotyczą dostarczanych materiałów/usług,
- niniejszej polityki.
Jeżeli prawo lokalne i wymagania ELMAX różnią się - obowiązuje standard zapewniający wyższą ochronę pracowników.
3. Wymagania społeczne i prawa pracownicze
3.1 Zakaz pracy przymusowej i nowoczesnego niewolnictwa
Dostawca nie może korzystać z pracy przymusowej, handlu ludźmi, pracy za długi, przetrzymywania dokumentów, ani ograniczania swobody przemieszczania się pracowników.
Wymagamy legalnego i etycznego zatrudnienia - także w przypadku pracowników agencyjnych i podwykonawców.
3.2 Odpowiedzialna rekrutacja - zero opłat dla pracowników
- Pracownicy nie mogą ponosić opłat rekrutacyjnych ani kosztów powiązanych z rekrutacją (w tym kosztów pośredników, dokumentów, transportu, wiz itp.).
- Jeśli takie koszty wystąpią - dostawca musi mieć plan i mechanizm pełnego oraz terminowego zwrotu.
- W umowach z agencjami pracy i pośrednikami muszą być zapisy o zakazie pobierania opłat od pracowników oraz o odpowiedzialności za zwroty.
3.3 Wolność zrzeszania się i dialog
Dostawca ma respektować prawo pracowników do zrzeszania się, reprezentacji i rokowań zbiorowych, zgodnie z prawem.
3.4 Bezpieczeństwo i higiena pracy
Dostawca musi zapewnić bezpieczne i higieniczne warunki pracy, w szczególności:
- oceny ryzyka i działania prewencyjne,
- szkolenia BHP, środki ochrony (PPE) bez opłat dla pracownika,
- sprawne procedury przeciwpożarowe i ewakuacyjne,
- rejestr wypadków i near-miss, dochodzenia i działania korygujące,
- bezpieczne maszyny, instalacje i elektrykę,
- bezpieczne zarządzanie substancjami niebezpiecznymi.
3.5 Zakaz pracy dzieci i ochrona młodocianych
- Bezwarunkowy zakaz zatrudniania osób poniżej minimalnego wieku zatrudnienia (co najmniej 15 lat lub wyżej, jeśli wymaga tego prawo).
- W przypadku wykrycia pracy dzieci - wymagamy podejścia naprawczego w najlepszym interesie dziecka.
3.6 Wynagrodzenia i czas pracy
- Wynagrodzenia muszą być wypłacane terminowo, zgodnie z prawem i umową, co najmniej na poziomie płacy minimalnej lub właściwego układu zbiorowego.
- Nadgodziny - dobrowolne, zgodne z prawem, płatne z dodatkiem.
- Zakaz potrąceń dyscyplinarnych z wynagrodzenia i praktyk, które sztucznie zadłużają pracownika.
- W obszarze dążenia do wynagrodzeń pozwalających na godne życie - oczekujemy gotowości do współpracy nad planami poprawy, jeśli ryzyka zostaną zidentyfikowane.
3.7 Brak dyskryminacji i godne traktowanie
- Zakaz dyskryminacji (m.in. ze względu na płeć, wiek, pochodzenie, religię, niepełnosprawność, orientację, przynależność związkową).
- Zakaz przemocy, nękania, molestowania, kar cielesnych, upokarzania.
3.8 Legalność zatrudnienia i podwykonawstwo
- Wymagamy umów/warunków zatrudnienia zgodnych z prawem i adekwatnych do wykonywanej pracy.
- Praca podwykonawcza i chałupnicza wymaga kontroli i przejrzystości - oraz, jeśli dotyczy, autoryzacji przez klientów końcowych.
- Dostawca ma obowiązek przenieść te wymagania na swoich poddostawców (flow-down).
4. Wymagania środowiskowe i produktowe
Dostawca musi:
- posiadać wymagane pozwolenia środowiskowe i prowadzić działalność zgodnie z przepisami dot. emisji, odpadów, ścieków, wody i energii,
- prowadzić kontrolę i ewidencję odpadów oraz substancji niebezpiecznych (w tym zasady magazynowania i utylizacji),
- identyfikować i ograniczać wpływ środowiskowy, monitorować zużycie zasobów i dążyć do poprawy,
- zapewnić zgodność materiałów/chemii z wymaganiami prawnymi krajów docelowych oraz wymaganiami klientów (tam gdzie mają zastosowanie).
5. Etyka biznesu i uczciwy handel
5.1 Antykorupcja i uczciwość
Zakazane są: łapówki, korupcja, fałszowanie dokumentów, zmowy przetargowe, pranie pieniędzy, oszustwa i inne nieetyczne praktyki. Dostawca ma posiadać zasady oraz szkolenia adekwatne do ryzyk.
5.2 Prezenty i gościnność
Dopuszczalne są wyłącznie drobne, okazjonalne gesty o symbolicznej wartości, które nie wpływają na decyzje biznesowe. Niedopuszczalne są prezenty gotówkowe lub "pod decyzję".
5.3 Ochrona danych i poufność
Dostawca przetwarza dane osobowe i informacje poufne zgodnie z prawem oraz właściwymi zabezpieczeniami organizacyjnymi i technicznymi.
6. Wymagania dot. systemu zarządzania i dokumentacji
Dostawca powinien posiadać (w zakresie adekwatnym do skali):
- polityki i procedury potwierdzające spełnianie wymagań (HR, BHP, środowisko, etyka),
- prowadzone i rzetelne zapisy: czas pracy, płace, wypadki, szkolenia, pozwolenia, odpady itd.,
- ocenę ryzyk oraz działania korygujące i zapobiegawcze.
7. Zgłaszanie nieprawidłowości - bez odwetu
Dostawca musi zapewnić pracownikom możliwość zgłaszania skarg i naruszeń bez ryzyka odwetu oraz prowadzić rzetelne postępowania wyjaśniające.
Niezależnie od tego, dostawca może zgłosić do ELMAX podejrzenie naruszenia tych zasad:
8. Weryfikacja zgodności i konsekwencje
ELMAX może weryfikować zgodność dostawcy poprzez:
- ankiety samooceny, przegląd dokumentów, wizyty i audyty (własne lub zewnętrzne),
- wymaganie planu działań korygujących i dowodów wdrożenia.
W przypadku naruszeń:
- oczekujemy natychmiastowego ograniczenia ryzyka dla ludzi (priorytet bezpieczeństwa),
- uzgodnienia i realizacji planu naprawczego,
- przy poważnych lub uporczywych naruszeniach - ELMAX może zawiesić współpracę lub ją zakończyć.
9. Potwierdzenie
Rozpoczęcie lub kontynuacja współpracy z ELMAX oznacza akceptację niniejszej Polityki oraz zobowiązanie do jej stosowania w swojej organizacji i u poddostawców.
